Leanifiering ger smartare service

- Det viktigaste för framtiden är att ’leanifiera’ serviceleveransen. Grunden i Lean är att standardisera arbetet för att kunna bedriva ett effektivt förbättringsarbete. Alla medarbetare blir delaktiga i det kontinuerliga förbättringsarbetet, att hela tiden hitta smartare arbetssätt och lösningar.  Den leverantör som lyckas med det kommer att bli mest framgångsrik.

 
Helena Dahlberg har lång erfarenhet av outsourcing av service inom IT, HR och FM från Accenture och Coor Service Management. Här framför Lean-tavla på Addici.

- Hos framtidens FM leverantör är alla medarbetare verksamhets-utvecklare. Alla bidrar till utvecklingen, säger Helena Dahlberg.

Helena Dahlberg är chef för Verksamhetsutveckling på Addici.

Skapa standard som förbättras

Lean handlar om att optimera processer och arbetsmetoder genom att fokusera på de aktiviteter som skapar värde för kunden, eliminera slöseri och skapa en kultur präglad av ständiga förbättringar. Det standardiserade arbetssätt som tas fram är det bästa arbetssättet ur kvalitets- och effektivitetssynpunkt – men en standard kan alltid förbättras.

Det är medarbetarna som driver förbättringsarbetet och hela tiden skapar förbättringar av service, kvalitet och effektivitet.

Arbeta smartare

- Vi lever i en värld som förändras i en allt snabbare takt och där konkurrensen ständigt ökar med pressade priser och lägre marginaler som följd. Det ställer krav på oss som leverantör. Det handlar inte om att arbeta mer eller snabbare – det handlar om att arbeta smartare.

I Lean står kunden och kundvärde i fokus. Det krävs att medarbetarna ser sitt arbete som en serviceleverans som skapar ett värde för kunden. Med det synsättet kan kunskapen omvandlas till att identifiera, lösa och åtgärda problem i hela leveranskedjan.

Alla ska vara servicespecialister

- Medarbetarna ser varje dag hur vi smartare kan lösa kundens behov. De är inte bara receptionister, vaktmästare eller ordningsvakter. De är servicespecialister.

Men Helena är medveten om att det är en svår uppgift att skapa ett äkta engagemang hos ALLA medarbetare.

ALLA måste med

- Lean är inte enkelt och självklart, det handlar inte bara om sunt förnuft. Det krävs engagemang både från ledning och från medarbetare. Cheferna måste sprida känsla och metoder så att alla verkligen kan påverka sitt arbete. Alla medarbetares åsikter är viktiga. Medarbetarna är de som är bäst på att komma med idéer och bäst på att genomföra sina förslag på förbättringar.

- Tavelmöten är ett utmärkt verktyg för att skapa engagemang i teamet och dagligen arbeta mot gemensamma mål. I de snabba och effektiva tavelmötena sker problemlösning och måluppföljning i små grupper för att alla ska kunna komma till tals. På så sätt blir alla medarbetare delaktiga i verksamhetens ständiga utveckling.

Nytt sätt att tänka och vara

Helena Dahlberg menar att det handlar om en kulturförändring. Ett nytt sätt att tänka och vara. Att frigöra, utveckla och tillvarata medarbetarnas fulla kapacitet.